Coordinateur de production

Autres appellations

  • Producteur
  • Trafic manager
  • Coordinateur
  • Gestionnaire de trafic
  • Gestionnaire de campagnes publicitaires

Présent dans le secteur

  • Agences Conseils en communication

Missions

Coordonner la production des campagnes de communication, gérer le trafic (envois et réception des éléments) et assurer le suivi de l’exécution d’un projet, du brief à la réalisation de produits finis, en assurant l’interface entre les services commercial et conseil, création et production et le respect des plannings.

Principales activités

Activités communes à tous les segments de la branche

Gestion de l’emploi du temps des créatifs et de la production

  • Évaluation pour chaque projet du nombre d’heures de travail nécessaire par intervenant de la création ou de la production
  • Participation à l’établissement des plannings et des rétro-plannings de la création et de la production en lien avec et selon les instructions des équipes commerciales
  • Répartition du travail en prenant en compte les disponibilités des collaborateurs impliqués dans la création et la production
  • Coordination et contrôle de l’ensemble des plannings en termes d’avancement et de délais

Coordination de la création et de la production

  • Organisation de réunions de briefs
  • Réalisation de débriefs de production

Optimisation de la productivité et de la rentabilité du service création

  • Participation à la redistribution des budgets
  • Maîtrise des dépenses externes des collaborateurs freelances : réception des devis, contrôle et communication aux équipes commerciales
  • Constitution d’un pool de collaborateurs externes potentiels
  • Négociation de leurs prestations
  • Gestion de certains achats de matériels destinés à la création
  • Prise en charge du travail administratif et organisationnel des créatifs
  • Veille à l’adéquation entre la problématique créative et la compétence de l’exécutant
  • Veille au bon déroulement technique dans la mise en œuvre des dossiers

Supervision et contrôle d’une campagne publicitaire

  • Gestion des plannings de réalisation (exécution, gravure, impression et routage)
  • Gestion du trafic (envois et réception des éléments)
  • Gestion administrative des dossiers de fabrication
  • Gestion de la facturation et suivi des fournisseurs`Contrôle des éléments techniques

Relations fonctionnelles internes et externes

Relations avec les autres fonctions internes de l’entreprise

  • Commercial et conseil
  • Création

Relations avec les acteurs externes

  • Sous-traitants
  • Freelances
  • Fournisseurs

Compétences clés requises

Savoir-faire du métier

Évaluer des charges de travail et des disponibilités des équipes intervenantes

  • participer au brief des commerciaux pour appréhender pleinement un projet et des délais
  • analyser un projet en termes de phases, en fonction de l’étendu et des délais à respecter
  • estimer le nombre de personnes nécessaires à la réalisation et leurs profils idéals
  • vérifier la disponibilité des participants potentiels et estimer la nécessité ou non d’impliquer un personnel externe
  • répartir un travail de manière optimale en prenant en compte des impératifs de qualité et de délais
  • travailler des plannings et des rétro-plannings et les faire valider par des équipes commerciales, créatives et de production

Négocier et gérer des plannings

  • estimer et négocier des budgets nécessaires à la réalisation d’une campagne publicitaire en termes d’achat de matériels et de collaborations extérieures (hors achat d’art)
  • récupérer des informations clés, des devis… et transmettre des estimations aux services financiers
  • s’informer, rechercher par tous moyens (internet, réseaux sociaux…) des profils intéressants pour l’exécution de certaines étapes de la réalisation des campagnes qui ne pourraient être élaborées en interne
  • négocier leurs prestations en termes financiers et de délais au respect des budgets disponibles
  • procéder aux achats de matériels en recherchant des offres optimales (qualité/prix), se tenir informé de toutes nouveautés et les proposer aux créatifs
  • gérer la réalisation au niveau administratif : collecter devis, factures, frais divers, organisation des réunions, documents administratifs divers…
  • gérer la facturation et le suivi avec des fournisseurs
  • établir un bilan des campagnes, effectuer un reporting régulier aux services commerciaux

Gérer une campagne publicitaire

  • veiller au respect des plannings en contrôlant les étapes et en vérifiant l’exécution
  • veiller au bon déroulement technique dans la mise en œuvre des dossiers
  • alarmer des équipes responsables en cas de problèmes (dépassements..)
  • organiser sur le plan logistique des brainstormings ou des réunions pour favoriser la bonne progression de la réalisation et pour faciliter la communication entre des services
  • gérer des envois et la réception d’éléments entre des services et des équipes internes et externes

Connaissances et maîtrise des outils

  • Connaissance de la chaîne graphique
  • Connaissance des métiers de la production et de la potentialité de chaque intervenant
  • Notions de gestion
  • Maîtrise de logiciels (tableurs, traitement de textes…)
  • Langues étrangères (anglais)

Formation et expérience recommandées

Formation recommandée

Pas de recommandations spécifiques

Expérience recommandée

2 à 3 ans d’expérience (agences-conseils, agences médias, annonceurs, régies publicitaires)