Coordinateur de production

Autre appellation

  • Gestionnaire de campagnes publicitaires

Présent dans le secteur

  • Agences Conseils en communication

Missions

Le coordinateur de production organise la production de campagnes publicitaires, gère le trafic (envoi et réception des éléments), et assure le suivi de l’exécution d’un projet, du brief jusqu’à la réalisation des produits finis. Il assure en même temps l’interface entre les services commercial et conseil, création et production. Il veille également au respect des plannings.

Principales activités

Activités communes à tous les segments de la branche

Gestion de l’emploi du temps des créatifs et de la production

  • Pour chaque projet, évaluation du nombre d’heures de travail nécessaire à chaque intervenant de la création ou de la production
  • Participation à l’établissement des plannings et des rétro-plannings de la création et de la production, selon les instructions des équipes commerciales, et en lien avec celles-ci
  • Répartition du travail en fonction des disponibilités des collaborateurs impliqués dans la création et la production
  • Coordination et contrôle de l’ensemble des plannings en termes d’avancement et de délais

Coordination de la création et de la production

  • Organisation de réunions de briefs
  • Réalisation de débriefs de production

Optimisation de la productivité et de la rentabilité du service création

  • Participation à la redistribution des budgets
  • Maîtrise des dépenses externes des collaborateurs freelance: réception des devis, contrôle et communication aux équipes commerciales
  • Constitution d’un groupe de ressources externes potentielles
  • Négociation de leurs prestations
  • Gestion de certains achats de matériel destiné à la création
  • Prise en charge du travail administratif et organisationnel des créatifs
  • Contrôle de l’adéquation entre la problématique créative et la compétence de l’exécutant
  • Vérification du bon déroulement technique de la mise en œuvre des dossiers

Supervision et contrôle d’une campagne publicitaire

  • Gestion des plannings de réalisation (exécution, gravure, impression et routage)
  • Gestion du trafic (envoi et réception des éléments)
  • Gestion administrative des dossiers de fabrication
  • Gestion de la facturation,et suivi des fournisseurs
  • Contrôle des éléments techniques

Relations fonctionnelles internes et externes

Relations avec les autres fonctions internes de l’entreprise

  • Commercial et conseil
  • Création

Relations avec les acteurs externes

  • Sous-traitants
  • Freelances
  • Fournisseurs

Compétences clés requises

Savoir-faire du métier

Évaluer des charges de travail et la disponibilité des équipes intervenantes

  • participer au brief des commerciaux, pour appréhender pleinement un projet et fixer des délais
  • analyser un projet en termes de phases, en fonction de son étendue et des délais à respecter
  • estimer le nombre de personnes nécessaires à la réalisation du travail, et déterminer leur profil idéal
  • vérifier la disponibilité des participants potentiels et évaluer s’il est nécessaire d’impliquer un personnel externe
  • répartir un travail de manière optimale d’après des impératifs de qualité et de délais
  • préparer des plannings et des rétro-plannings et les faire valider par des équipes commerciales, créatives et de production

Négocier et gérer des plannings

  • estimer et négocier des budgets nécessaires à la réalisation d’une campagne publicitaire pour l’achat de matériel et les collaborations extérieures (hors achat d’art)
  • rassembler des informations clés, des devis, etc. et transmettre des estimations aux services financiers
  • s’informer, rechercher par différents canaux (Internet, réseaux sociaux, etc.) des profils intéressants en externe pour exécuter certaines tâches de la campagne impossibles à traiter en interne
  • négocier les prestations externes en termes de coût et de délai, selon les budgets disponibles
  • procéder aux achats de matériel en recherchant des offres optimales (qualité/prix), se tenir informé de toutes les nouveautés et les proposer aux créatifs
  • gérer la réalisation au niveau administratif : collecter les devis, les factures et frais divers, rassembler les documents administratifs, etc.
  • gérer la facturation et le suivi avec les fournisseurs
  • établir un bilan des campagnes, effectuer un reporting régulier aux services commerciaux

Gérer une campagne publicitaire

  • veiller au respect des plannings en contrôlant l’exécution des étapes
  • veiller au bon déroulement technique de la mise en œuvre des dossiers
  • alerter les équipes responsables en cas de problèmes (dépassements de budget par exemple)
  • organiser sur le plan logistique des brainstormings ou des réunions, pour une bonne progression de la réalisation et une communication efficace entre les services
  • gérer l’envoi et la réception d’éléments entre les services et les équipes internes et externes

Connaissances et maîtrise des outils

  • Connaissance de la chaîne graphique
  • Connaissance des métiers de la production
  • Capacité à évaluer la potentialité de chaque intervenant d’un projet
  • Notions de gestion
  • Maîtrise de logiciels (tableurs, traitement de textes, etc.)
  • Connaissance de l’anglais)

Formation et expérience recommandées

Formation recommandée

Pas de recommandations spécifiques

Expérience recommandée

Expérience de 2 à 3 ans (agences médias, annonceurs, régies publicitaires) en tant que commercial