Documentaliste

Autres appellations

  • Documentaliste généraliste
  • Documentaliste spécialisé
  • Chargé d’études documentaire

Présent dans les secteurs

  • Agences Conseils en communication
  • Agences médias

Missions

Rechercher, organiser et diffuser l’information en assurant une veille documentaire sur les sujets demandés, et en organisant l’archivage et la numérisation.

Principales activités

Activités communes à tous les segments de la branche

Collection d’informations utiles pour tout type de support, et assistance à la création et au planning stratégique

  • Recherche de visuels, d’informations précises ou de matériel publicitaire en fonction des demandes
  • Études des secteurs d’activités des clients d’une agence et des besoins des différents services afin d’optimiser des veilles concurrentielles

Réaliser une veille concurrentielle

  • Veille documentaire de la presse française et internationale
  • Veille internet : news sur des clients, placement de produits sur des célébrités, retombées suite aux communiqués de presse, shows reviews…

Gestion d’un service documentaire

  • Facturation
  • Gestion des abonnements
  • Gestion des achats de matériels divers

Réalisation de la diffusion et de l’archivage de la documentation

  • Mise en place d’une GED (gestion électronique des documents)
  • Mise en place d’un fond documentaire consultable (papier, numérique, audiovisuel…)

Relations fonctionnelles internes et externes

Relations avec les autres fonctions internes de l’entreprise

  • Commercial et conseil
  • Stratégie, études et analyses marché
  • Création

Relations avec les acteurs externes

  • Clients
  • Collègues documentalistes

Compétences clés requises

Savoir-faire du métier

Collecte

  • effectuer des piges de la presse écrite
  • interroger des bases de données en ligne
  • effectuer des investigations par téléphone

Effectuer une veille économique, marketing, publicitaire et « tendances » pour une agence ou pour des clients

  • étudier des secteurs d’activité des clients d’une agence et des besoins des différents services (développement, commerciaux, planning…)
  • alimenter de façon autonome la banque documentaire interne à partir des titres de presse sur des sujets divers (marchés, entreprises, marques, marketing, communication, tendances, innovations, faits de société…)
  • alimenter la banque de données par des piges publicitaires en France et à l’International (spots tv, photoboards, annonces presse, affiches, spots radio, publicités numériques)
  • alimenter le service de documentation par des titres de la presse française et étrangère et par des ouvrages de référence

Exploiter la banque de données pour établir des études en réponses aux demandes ponctuelles des services d’une agence

  • réaliser des dossiers économiques, marketing, publicitaires ou tendances
  • réaliser une veille concurrentielle pour des clients ou pour une agence
  • rechercher des visuels ou d’informations précises
  • rechercher des vérifications juridiques de dépôt de marques, de concepts
  • rédiger une documentation fonctionnelle
  • constituer des documents, des dossiers, des analyses, des revues de presse ou des synthèses consultables par exemple dans la base de données d’une agence

Gérer le budget du service documentaire en termes de facturation et d’achats

  • veiller à la facturation des études et une veille concurrentielle effectuée pour le compte de clients
  • gérer des abonnements
  • commander des achats et suivre le règlement

Définition de l’accès à la documentation (navigation et recherche), de diffusion et d’archivage des documents

  • mettre en place un fond documentaire consultable (ouvrages, périodiques)
  • mettre en place une base de données numérique
  • Mettre en place une GED : numérisation de masse de documents papiers, indexation, classement, stockage permettant aux utilisateurs d’une agence d’avoir facilement accès aux documents
  • prendre en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l’archivage en passant par la gestion des différentes versions
  • instaurer et assurer une veille technologique concernant le stockage numérique et l’indexation des documents, en créant des réseaux d’information et en suivant systématiquement des clients et la diffusion de documents

Connaissances et maîtrise des outils

  • Connaissance du marketing, de la communication, des supports, du design et des tendances
  • Connaissance des études et du marché
  • Connaissances juridiques
  • Maîtrise de logiciels spécifiques, des bases de données et des technologies de l’information (GED)
  • Bonne culture générale
  • Langues étrangères (anglais et si possible une deuxième langue) : vocabulaire professionnel que ce soit sur le numérique, la production publicitaire, le marketing, ou la communication en général

Formation et expérience recommandées

Formation recommandée

Bac +2 à Bac +5 d’école de communication, d’école des bibliothécaires, écoles de techniques de documentation ou d’universités, en gestion de l’information, communication, traitement de l’information, documentation

Expérience recommandée

Courte expérience ou stages (centre documentaire, médiathèque, agences)